MEI: como fazer a declaração anual simplificada corretamente

O Microempreendedor Individual (MEI) representa um dos maiores avanços na simplificação tributária do Brasil. Com cerca de 13 milhões de formalizados em 2023, segundo o portal do Sebrae, o MEI proporciona a possibilidade de legalização para pequenos empreendedores com receita bruta anual limitada à R$ 144 mil. Entre as obrigações fiscais, destaca-se a Declaração Anual Simplificada (DASN-SIMEI), que deve ser enviada todo ano para manter a regularidade fiscal e evitar multas. Entender como fazer essa declaração de forma correta é fundamental para garantir o funcionamento regular do negócio e aproveitar os benefícios do regime.

Neste artigo, explicaremos passo a passo como realizar a declaração anual do MEI, apresentando orientações práticas, exemplos reais e cuidados que todo microempreendedor deve ter. Além disso, vamos comparar a declaração do MEI com outros regimes simplificados e discutir as perspectivas futuras para esse modelo.

O que é a Declaração Anual do MEI e sua importância

A Declaração Anual do Simples Nacional para o Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI) é uma obrigação acessória que o MEI deve cumprir anualmente. Ela consiste na prestação de informações à Receita Federal sobre o faturamento bruto do empreendimento durante o ano anterior, bem como a indicar a existência de outras atividades que o empreendedor tenha desenvolvido.

O prazo para entrega da DASN-SIMEI geralmente vai até o último dia de maio do ano seguinte ao exercício a ser declarado. Por exemplo, a declaração relativa ao ano de 2023 deve ser entregue até 31 de maio de 2024. A falta ou entrega incorreta dessa declaração pode acarretar multas de no mínimo R$ 50,00, além de complicações na obtenção de certidões negativas e na regularização dos tributos.

Entender o que deve ser declarado e como informar corretamente o faturamento é essencial para evitar penalidades e manter os benefícios do MEI, como o acesso facilitado a crédito, cobertura previdenciária e emissão de notas fiscais simplificadas.

Passo a passo para realizar a declaração anual do MEI

O processo para fazer a declaração anual do MEI é simples, mas requer atenção a alguns detalhes para evitar erros ou omissões que podem gerar complicações posteriores. Primeiramente, o microempreendedor deve acessar o Portal do Simples Nacional, utilizar o código de acesso ou certificado digital para autenticação e localizar a opção “Declaração Anual do Simples Nacional – Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI)”.

Após o login, é necessário preencher corretamente o valor da receita bruta do ano-base. Essa receita deve incluir todas as vendas de mercadorias e serviços realizadas pelo MEI no período, sem considerar despesas ou custos, apenas o faturamento bruto. Por exemplo, se uma dona de bolo vendesse R$ 10 mil em bolos ao longo do ano e fosse MEI do ramo de confeitaria, ela deve declarar esse total na DASN-SIMEI.

Outro ponto importante é informar se houve contratação de empregados no ano-base. O MEI pode contratar um empregado com salário mínimo ou piso da categoria, e essa informação deve constar na declaração. Além disso, caso o empreendedor tenha tido atividades em outras empresas simultaneamente, essas devem ser indicadas.

Ao finalizar, o sistema emitirá um recibo, que deve ser guardado como comprovação da entrega. Caso haja erros ou divergências identificadas posteriormente, é possível retificar a declaração dentro do prazo previsto.

Erros comuns na declaração e como evitá-los

Apesar da declaração do MEI ser simplificada, muitos microempreendedores cometem erros que podem comprometer a regularidade do negócio. Um dos erros mais frequentes é informar incorretamente a receita bruta anual, seja por esquecer vendas, não incluir notas fiscais avulsas ou simplesmente por desconhecimento.

Por exemplo, um cabeleireiro MEI que atuou em festas e eventos e tenha recebido pagamentos informais pode esquecer de contabilizar essas receitas na declaração. Essa omissão, mesmo que não intencional, pode gerar problemas com o fisco. Para evitar esse tipo de erro, recomenda-se manter um controle financeiro atualizado, com registros diários de receitas, independentemente da origem.

Além disso, alguns MEIs deixam de declarar a contratação de um funcionário, o que deve ser informado no campo específico da declaração. Também é comum que empreendedores ignorem a necessidade de entregar a DASN-SIMEI e a deixem para a última hora, aumentando o risco de multas por atraso. Segundo uma pesquisa do Serasa Experian em 2022, cerca de 20% dos MEIs enfrentam dificuldades para cumprir prazos fiscais devido à falta de acompanhamento contínuo das obrigações.

Por isso, a recomendação é buscar auxílio especializado, seja com contadores ou consultorias, especialmente para casos em que o faturamento esteja próximo ao limite permitido ou haja mais de um tipo de atividade.

Comparativo: Declaração do MEI X declaração de outras categorias fiscais

Para compreender melhor as vantagens e peculiaridades da declaração do MEI, é relevante comparar esse processo com o de outras categorias de empreendedorismo, como o Empresário Individual (EI) e Empresas Optantes pelo Simples Nacional mas com faturamento superior a R$ 144 mil.

Característica	MEI	Empresário Individual	Empresa Simples Nacional (acima de R$144 mil)
Receita anual máxima	R$ 144.000,00	Sem limite definido	Até R$ 4,8 milhões
Obrigações acessórias	DASN-SIMEI anual simplificada	Declaração simplificada + Livro Caixa	Declaração mensal + escrituração contábil
Complexidade da declaração	Baixa	Média	Alta
Possibilidade de contratar	1 funcionário	Quantos desejar	Quantos desejar
Alíquotas de impostos	Fixo mensal (INSS, ICMS ou ISS)	Percentual variável conforme atividade	Percentual variável progressivo
Multas por atraso	R$ 50 a R$ 1.000	Variadas conforme Receita Federal	Variadas conforme Receita Federal

Essa tabela mostra claramente que o MEI é um regime simplificado, pensado para aqueles que estão nos primeiros passos do empreendedorismo e precisam de uma burocracia reduzida. No entanto, esse limite reduzido de receita implica em obrigações específicas, como a DASN-SIMEI. Enquanto isso, outras categorias precisam entregar uma documentação mais detalhada e com maior complexidade.

Casos práticos de declaração do MEI

Para compreender melhor a aplicação da declaração anual, vamos analisar dois casos reais:

Caso 1: Maria, artesã na zona rural de São Paulo

Maria formalizou seu negócio como MEI em 2022, trabalhando com produção e venda de artigos artesanais. No ano de 2023, faturou R$ 50.000,00 com vendas presenciais e pela internet. Maria não contratou funcionários e não teve outras fontes de renda pela empresa.

Ao fazer sua DASN-SIMEI, Maria acessou o portal, informou o faturamento bruto anual e declarou que não teve empregados. Enviou a declaração dentro do prazo e guardou o comprovante. Maria não teve nenhuma penalidade e manteve seu CNPJ regular, podendo acessar linhas de crédito específicas para MEIs.

Caso 2: João, salão de beleza na capital

João é cabeleireiro e atua como MEI desde 2021. Em 2023, faturou R$ 120.000, com parte do rendimento vindo de atendimento particular e parte de contratos com eventos empresariais. Ele contratou um funcionário com salário mínimo em outubro de 2023.

Para realizar a declaração anual, João precisou somar todas as fontes de receita e informar a contratação do colaborador. Como tinha prestação de serviços fora do seu estabelecimento, ele utilizou o controle de notas fiscais eletrônicas para confirmar os valores recebidos. João entregou a declaração com as informações corretas e não teve problemas com o fisco.

Esses casos apresentam exemplos práticos da rotina do MEI no cumprimento das obrigações fiscais, evidenciando a importância do controle e organização financeira para a correta entrega da declaração.

Futuro da declaração anual do MEI e tendências fiscais

O cenário tributário para o MEI está em constante evolução, buscando simplificar ainda mais a vida dos pequenos empreendedores e integrar as obrigações fiscais às tecnologias digitais. Algumas tendências importantes já podem ser observadas:

Automação das declarações

Diversas plataformas digitais estão surgindo para auxiliar o MEI na emissão de notas fiscais, controle financeiro e envio automático da declaração anual. Isso reduz erros humanos e dá mais segurança jurídica ao empreendedor. Segundo a Associação Brasileira de Startups, o uso de ferramentas digitais para MEI cresceu menos de 50% nos últimos 3 anos, indicando espaço para crescimento.

Ampliação do limite de faturamento

Existem discussões no governo para aumentar o teto de faturamento do MEI, hoje fixado em R$ 144 mil, para até R$ 300 mil anuais. Tal alteração impactaria diretamente no formato da declaração anual e nas obrigações acessórias associadas ao regime.

Integração com o eSocial e outras plataformas

Com a integração crescente do sistema eSocial, espera-se que as informações sobre contratação de empregado do MEI sejam reportadas automaticamente, simplificando a declaração e diminuindo a necessidade de informações duplicadas.

Diante dessas mudanças, é fundamental que os MEIs mantenham-se informados e atualizados sobre o seu regime tributário para continuar gozando dos benefícios de ser um microempreendedor formalizado.